打ち合わせの後、AIに議事録の文字起こしを要約させて終わりにしていないでしょうか。要約自体は読みやすくなっても、「結局何が決まったのか」「誰が何をいつまでにやるのか」が本文の中に埋もれたままだと、次の打ち合わせでも同じ話を繰り返すことになりかねません。私たちCROSS PEAKSでは、クライアントとの打ち合わせのたびに、文字起こしをAIで整理し、決定事項・ネクストアクション・恒久的に残すべき情報の3つに振り分ける運用を標準の手順として行っています。本記事では、この振り分けを実現するためのAI議事録プロンプトの作り方と、整理した内容を次のアクションにつなげる運用のコツを紹介します。
この記事の要点
- 議事録をAIに要約させるだけでは、決定事項や担当者・期限が本文に埋もれ、次のアクションに結びつきにくくなります。
- 「決定事項」「ネクストアクション」「恒久的に残すべき情報」の3分類をプロンプトで明示すると、後から見返しても迷いません。
- 整理した内容は、担当者・期限のタスク化と、承認を得てから記録する運用まで含めて設計することが重要です。
議事録をAIに要約させるだけでは、なぜ次のアクションにつながらないのか?
AIによる要約は文章を短くすることはできても、「誰が」「何を」「いつまでに」行うかまでは整理してくれません。この振り分けを後回しにすると、決定事項があいまいなまま次の打ち合わせに進んでしまいます。
要約だけの議事録で起きがちな3つの問題
- 決定事項なのか検討中の話なのかが、本文の中で区別できない
- 担当者や期限が明記されず、「対応する」という表現だけで終わっている
- 要約は残るものの、次の打ち合わせまで誰にも読み返されないまま放置される
これらはAIの精度の問題ではなく、「何を、どの形で抽出させるか」を指示していないことが原因です。AIツールを入れたのに現場で使われないという悩みは議事録に限らず起こりますが、その多くは使い方の設計で解消できます(中小企業がAIツール導入で失敗しないための最初の一歩でも紹介しています)。次の章で、押さえるべき分類の考え方を整理します。
議事録整理で押さえるべき3つの分類とは?
議事録は、決定事項・ネクストアクション・恒久的に残すべき情報の3つに分けて整理すると、後から見返したときに迷わなくなります。
| 分類 | 内容 | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 決定事項 | その場で合意し、確定した内容 | 「Aプランで進めることを決定」のように断定形で書く |
| ネクストアクション | 誰が・いつまでに・何をするか | 「◯◯様:来週水曜日までに資料を確認」のように担当者と期限をセットで書く |
| 恒久的に残すべき情報 | 今後の判断材料として繰り返し参照する情報 | 「担当者が交代」「今後のNGワードが判明」など変化点を記録する |
検討中の内容は「未確定」として別枠に残す
結論が出ていない話を決定事項に混ぜてしまうと、後から見返した人がそれを確定事項として誤って扱ってしまうことがあります。合意に至っていない論点は「未確定」「検討中」として別枠に残しておくと、次回の打ち合わせで再度議題に上げやすくなります。
3つの分類を実現するAIプロンプトはどう作るか?
3つの分類を確実に拾わせるには、AIへの指示文の中で分類の名前と判断基準をあらかじめ明示しておくことがポイントです。
そのまま使えるプロンプトの例
以下のような指示文をベースに、自社の打ち合わせ内容に合わせて調整してみてください。
「以下は打ち合わせの文字起こしです。内容を読み、①決定事項、②ネクストアクション(担当者・期限を明記)、③今後も参照すべき恒久的な情報、の3つに分けて箇条書きで整理してください。結論が出ていない話は『未確定』として別枠にまとめ、決定事項には含めないでください。担当者や期限が本文に明記されていない場合は、空欄にせず『未定』と記載してください。」
担当者と期限を取りこぼさない工夫
打ち合わせの中では、担当者や期限が明言されないまま話が進むことも珍しくありません。プロンプトの中で「担当者・期限が不明な場合は『未定』と明記する」よう指示しておくと、AIが情報を勝手に補って断定してしまうことを防ぎつつ、確認が必要な項目を一目で見分けられるようになります。
出力形式を固定して振り返りやすくする
毎回同じ見出し・同じ順序で出力させるようプロンプトに指定しておくと、複数回分の議事録を並べたときに比較しやすくなります。私たちは、決定事項・ネクストアクション・恒久的な情報という3つの見出しを固定した状態で出力させ、打ち合わせのたびに同じフォーマットで記録を残すようにしています。
整理した内容を次のアクションにつなげる運用のコツ
整理した内容は、その場限りのメモで終わらせず、タスク化と記録という2つの運用に接続することで初めて次のアクションにつながります。
ネクストアクションはタスクとして扱う
抽出したネクストアクションは、議事録の中に置いたままにせず、担当者ごとのタスク管理に転記することをおすすめします。次回の打ち合わせの冒頭で、前回のネクストアクションが完了しているかを確認する時間を設けておくと、決めたことが実行されないまま流れてしまう事態を防げます。
恒久的に残すべき情報は承認を得てから記録する
打ち合わせの中には、担当者の交代や方針の変化など、その場限りではなく今後も繰り返し参照したい情報が含まれることがあります。私たちCROSS PEAKSでは、こうした情報をAIに抽出させたあと、そのまま記録するのではなく、関係者の承認を得たうえで社内のナレッジとして蓄積する運用にしています。この一手間を挟むことで、AIが重要でない発言を誤って恒久的な情報として拾ってしまった場合にも、記録として残る前に気づけます。蓄積した情報は、後日別の打ち合わせや資料作成の際に、過去の経緯を確認する材料としても役立っています。
AIが整理した議事録をそのまま使わないために気をつけたいこと
AIによる整理は精度が高い場合でも、聞き取りの誤りや解釈のズレをそのまま含んでいることがあるため、確認の工程を省略しないことが重要です。
決定事項は必ず原文と照合する
AIが「決定事項」として抽出した内容は、文字起こしの原文や自分の記憶と照合し、実際に合意された内容と食い違いがないかを確認してください。特に金額・日程・数量といった数値情報は、聞き取りの誤りがそのまま反映されやすい部分です。
機密情報の入力可否を事前に確認する
打ち合わせの内容には、取引先の名称や金額など、社外に出すべきでない情報が含まれることがあります。AIツールに文字起こしを入力する前に、そのツールが入力内容をどのように扱うかを確認し、判断に迷う場合は固有名詞を伏せてから整理するといった配慮が必要です。
特に個人情報が含まれる場合は、法令上の扱いにも目を向けておく必要があります。個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を2023年6月に公表しています。この中では、個人情報を含むプロンプトを生成AIサービスに入力する場合、その個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認するよう求められています。
まとめ:この記事のポイント
- 議事録は決定事項・ネクストアクション・恒久的に残すべき情報の3つに分けて整理する
- プロンプトには分類の判断基準と、担当者・期限が不明な場合の扱い方まで明記する
- 整理した内容はタスク化と承認を得てからの記録に接続して、初めて次のアクションにつながる
議事録整理は、要約をきれいに仕上げること自体が目的ではありません。次の打ち合わせで同じ話を繰り返さないために、決めたことと、これからやることを迷わず見返せる状態にしておくことが本来の目的です。今日の打ち合わせから、分類を明示したプロンプトを試してみてください。
よくある質問
議事録の要約とアクションアイテムの整理は何が違いますか?
A. 要約は打ち合わせ内容を短くまとめるだけですが、アクションアイテムの整理は「誰が」「何を」「いつまでに」行うかを明確にする作業です。要約だけでは次の行動につながりにくく、この2つを分けて整理することが重要です。
AIに整理を任せる際、どんな情報を渡せばよいですか?
A. 打ち合わせの文字起こしまたは詳細なメモを渡します。参加者の役割や過去の決定事項など、AIが文脈を誤解しそうな情報は補足として添えると、分類の精度が上がります。
決定事項かどうか判断が難しい発言は、どう扱えばよいですか?
A. 「検討中」「未確定」として別枠に残すようプロンプトで指示しておくと、後から確認が必要な項目を見失いません。断定できない内容を決定事項に混ぜないことが大切です。
議事録に含まれる機密情報をAIツールに入力しても大丈夫ですか?
A. ツールによってデータの取り扱い方針が異なるため、社外に出してよい情報かどうかを事前に確認してから入力する必要があります。判断に迷う場合は、固有名詞を伏せて整理するなどの配慮が必要です。
整理した内容は誰が管理するのが望ましいですか?
A. 打ち合わせに参加した担当者が一次確認を行い、決定事項とアクションアイテムを関係者に共有できる状態にしておくことが望ましいです。恒久的に残すべき情報は、関係者の承認を得てから記録することをおすすめします。
打ち合わせ後の情報整理についても、CROSS PEAKSにご相談ください
私たちCROSS PEAKSでは、大阪エリアを中心にホームページ制作・MEO対策・LINE公式アカウント運用を通じて、日々の情報発信や業務の質を高めるお手伝いをしています。打ち合わせや社内の情報整理をAIでどう運用すればよいか迷っている場合も、現状をお聞かせいただければ具体的な進め方をご提案します。